Según resolución 10 de febrero 10 de 2017 del instituto de deporte y recreación del municipio de San Gil número clausula tercera: Todo servicio de préstamo o alquiler del bus oficial, requiere los siguientes requisitos:

• Hacer la solicitud con quince (15) días de anterioridad.
• Identificación de la entidad u organismo que solicita el vehículo en cabeza del representante legal u adulto responsable.
• Día y hora de salida en la cual se tenga en cuenta el espacio suficiente para el trámite administrativo antes del desplazamiento a la ciudad o destino.
• Justificación que incluya invitación, plan o programa del evento en el cual se vaya a participar o a realizar por las personas o grupos sociales.
• Lugar o ciudad de destino.
• Establecer un presupuesto de desplazamiento, señalando número de peaje, combustible y parqueadero.
• Día y hora de regreso.
• Número de personas a transportar, el cual el cual debe ser como mínimo el 70% de la capacidad del vehículo.
• Nombre, edad e identificación de las personas a transportar.
• Cuando a ello haya lugar acreditar seguridad social de las delegaciones a transportar diversos usuarios.
• Póliza de garantía llamada asistencia integral al viajero, la cual deberá presentar con un mínimo de 24 horas antes de iniciar el viaje.
• Si la actividad es en el municipio, se requiere solicitud expresa del alcalde, soportando ser una actividad oficial.

Parágrafo: En caso de presentarse una solicitud del préstamo del bus por parte de una fundación, asociación o gremio relacionada con grupos de infancia y adolescencia, adultos mayores y personas en condición de discapacidad, podrá modificarse el porcentaje mínimo de número de personas a transportar.